Nasze zasady

Jakie dane i w jakim celu zbieramy?

Twoje dane osobowe możemy przetwarzać w następujących przypadkach:

1. w celu zawarcia i wykonania Umowy sprzedaży lub Umowy o dostarczenie treści cyfrowych (realizacji zamówienia) – możemy przetwarzać podane przez Ciebie dane, które są potrzebne do zawarcia i wykonania Umowy sprzedaży lub Umowy o dostarczenie treści cyfrowych (realizacji zamówienia) lub podjęcia na Twoje żądanie działań przed jej zawarciem, takie jak: imię i nazwisko/firma, adres poczty elektronicznej, adres kontaktowy (adres dostawy), numer telefonu kontaktowego oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP). Podanie tych danych jest dobrowolne jednak niezbędne w celu złożenia zamówienia lub zawarcia umowy. Dane te będą przetwarzane w celu wykonania Umowy sprzedaży lub Umowy o dostarczenie treści cyfrowych lub podjęcia na Twoje żądanie działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a ponadto w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Będą one przetwarzane w czasie niezbędnym do realizacji zamówienia do momentu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu Umowy sprzedaży lub Umowy o dostarczenie treści cyfrowych.
    

2. w celu realizacji reklamacji lub prawa odstąpienia od umowy – możemy przetwarzać Twoje dane podane w treści reklamacji bądź oświadczenia o odstąpieniu od umowy takie jak: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, adres kontaktowy, numer telefonu, numer zamówienia oraz numer rachunku bankowego (jeżeli dojdzie do zwrotu płatności). Podanie tych danych jest dobrowolne jednak niezbędne w celu złożenia odpowiednio reklamacji lub oświadczenia o odstąpieniu od umowy. Dane te są przez nas przetwarzane z uwagi na konieczność wypełnienia obowiązku prawnego (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO) przez czas niezbędny do realizacji procedury reklamacji bądź odstąpienia od umowy. Po zakończeniu powyższych działań możemy przetwarzać podane przez Ciebie dane osobowe w celu archiwizacji dokumentacji i wykazania przebiegu procedury reklamacji lub odstąpienia od umowy w przyszłości na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) do upływu terminu przedawnienia Twoich roszczeń w tym zakresie lub do czasu wniesienia przez Ciebie uzasadnionego sprzeciwu.
    

3. w celu bieżącego kontaktu – możemy przetwarzać Twoje dane takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu czy Twój adres korespondencyjny, a także inne dane, które zdecydujesz nam się przekazać w treści skierowanej do nas wiadomości. W takim wypadku dane osobowe są przetwarzane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu jakim jest prowadzenie z Tobą korespondencji i wymiana informacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Po zakończeniu wspólnej korespondencji lub wymiany informacji możemy przetwarzać podane przez Ciebie dane osobowe w celu archiwizacji (co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podanie takich danych jest dobrowolne jednak niezbędne w celu prowadzenia z nami korespondencji czy wymiany informacji. Przetwarzanie Twoich danych osobowych potrwa najpóźniej do czasu złożenia przez Ciebie uzasadnionego sprzeciwu.
    

4. w celu prowadzenia Konta (rejestracji i zarządzania Kontem) – możemy przetwarzać Twoje dane takie jak: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, adres kontaktowy, numer telefonu kontaktowego, historia złożonych przez Ciebie Zamówień. W takim przypadku przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zawartej z nami umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Podanie tych danych jest dobrowolne jednak niezbędne w celu założenia Konta (zawarcia umowy) i jego utrzymywania. Dane te będą przetwarzane przez czas trwania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną najpóźniej do momentu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Dodatkowo, możesz w swoim profilu przekazać nam więcej danych osobowych, na przykład dzień i miesiąc Twoich urodzin. Wówczas podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych będzie wyrażona przez Ciebie zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Podanie tych danych jest dobrowolne i pomoże nam spersonalizować kierowaną do Ciebie ofertę oraz ułatwić kontakt. Tylko od Ciebie zależy czy podasz nam więcej danych i w każdym momencie możesz zmienić swoje ustawienia.
    

5. w celu nawiązania współpracy biznesowej lub partnerskiej, a następnie w celu zawarcia i realizacji umów cywilnoprawnych - możemy przetwarzać Twoje dane takie jak: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, firma, NIP, funkcja/stanowisko. Podanie tych danych jest dobrowolne jednak niezbędne w celu zawarcia z nami umowy. Dane te będą przetwarzane w celu wykonania zawartej umowy lub podjęcia na Twoje żądanie działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a ponadto w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Będą one przetwarzane w czasie niezbędnym do wykonania łączącej nas umowy aż do momentu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy.
    

6. w celu nawiązania kontaktu z przedstawicielami lub osobami wyznaczonymi do kontaktu – jeżeli reprezentujesz jakikolwiek podmiot publiczny lub prywatny lub zostałeś wyznaczony jako osoba do kontaktu ze strony takiego podmiotu możemy przetwarzać Twoje dane takie jak: imię i nazwisko, PESEL, numer telefonu, adres e-mail, funkcja/stanowisko, na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest podpisanie i zawarcie umowy z podmiotem, który reprezentujesz, zapewnienie kontaktu z takim podmiotem, weryfikacji czy jesteś uprawniony do reprezentacji takiego podmiotu. Podanie danych jest dobrowolne, jednak odmowa ich podania może uniemożliwić naszą komunikację lub zawarcie umowy. Twoje dane mogą być przetwarzane do czasu zakończenia prowadzenia komunikacji z Tobą lub przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy z podmiotem, który reprezentujesz lub którego jesteś przedstawicielem.
    

7. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń i praw - na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) do upływu terminu przedawnienia tych roszczeń.
    

8. w celu przesyłania Newsletter’a, w tym na potrzeby prowadzenia marketingu bezpośredniego - możemy przetwarzać Twoje dane w postaci adresu poczty elektronicznej na podstawie Twojej dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w związku z art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne. Ponadto możemy przetwarzać także Twoje dane w postaci dnia i miesiąca Twoich urodzin na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody przy zapisywaniu się na Newsletter. Twoje dane będą przetwarzane do momentu wycofania zgody - w dowolnym momencie możesz zrezygnować z otrzymywania Newsletter’a kontaktując się z nami za pośrednictwem e-maila pod adresem: kontakt@yourkaya.com lub klikając w link dotyczący rezygnacji znajdujący się na samym dole w każdej wiadomości, w której przesyłany jest Newsletter. Nie wpłynie to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonywaliśmy przed Twoją rezygnacją. Na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) możemy również analizować czy zapoznajesz się z naszymi Newsletterami oraz które z informacji w nich zawartych czytasz najchętniej.
    

9. w celu zarządzania stroną internetową i analizowania danych gromadzonych w sposób automatyczny - na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) przez czas działalności naszej strony internetowej, jednak nie dłużej niż do czasu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.
    

10. w celu prowadzenia profili na portalach społecznościowych i internetowych - ponieważ posiadamy profile na portalach społecznościowych (m.in. Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter) - możemy przetwarzać dane, które pozostawiasz odwiedzając nasze profile i oglądając prezentowane materiały (np. komentarze, identyfikatory internetowe, „polubienia”). Wówczas takie dane są przetwarzane głównie w celu umożliwienia aktywności na naszych profilach, na portalachportalach, gdzie prezentujemy nasze materiały, w celu efektywnego prowadzenia naszych profili, prezentowania informacji o różnych naszych działaniach, inicjatywach, usługach czy innej aktywności oraz w związku z promowaniem naszych produktów i usług, a także w celach statystycznych i analitycznych oraz ewentualnie w celu dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promowaniu marki, prezentowaniu naszych materiałów, dbaniu o jakość świadczonych usług i oferowanych produktów, a także na dochodzeniu roszczeń i obronie przed nimi (w razie takiej konieczności). Twoje dane we wskazanym zakresie będą przetwarzane przez nas przez okres prowadzenia profili, prezentowania materiałów, a po tym czasie przez okres wymagany przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa. Okres przechowywania takich danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych będzie niezbędne dla dochodzenia przez nas ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami. Wskazujemy, że powyższa informacja nie dotyczy przetwarzania danych osobowych przez administratorów portali społecznościowych i internetowych.
     

11. w przypadku zgłaszania działań niepożądanych produktów kosmetycznych – jeżeli w naszym Sklepie zakupiony zostanie produkt kosmetyczny to w przypadku wystąpienia działania niepożądanego takiego produktu kosmetycznego osoba wykonująca zawód medyczny oraz użytkownik końcowy, jego opiekun prawny lub przedstawiciel ustawowy może dokonać zgłoszenia nam tej okoliczności listownie na adres: ul. Wiejska 11/8, 00-480 Warszawa lub drogą elektroniczną na adres e-mail: kontakt@yourkaya.com.
    W przypadku zgłaszania działań niepożądanych produktów kosmetycznych Twoje dane osobowe przetwarzane będą w celach:
    a. zapewnienia wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa produktów kosmetycznych, a w szczególności monitorowania bezpieczeństwa produktów kosmetycznych, w tym prowadzenia rejestru zgłoszeń pojedynczych przypadków działań niepożądanych produktów kosmetycznych oraz zgłaszania pojedynczych przypadków ciężkich działań niepożądanych produktów kosmetycznych właściwym organom; spełnienie obowiązku zapewnienia publicznego dostępu do ww. informacji:
    - dane dotyczące zdrowia będą przetwarzane na podstawie art. 9 ust. 2 lit. i) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego w postaci zapewnienia wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa produktów kosmetycznych na podstawie przepisu prawa, tj. na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) NR 1223/2009 z dnia 30 listopada 2009 r. - art. 23, oraz ustawy z dnia 4 października 2018 roku o produktach kosmetycznych;
    - pozostałe dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia przez nas obowiązku prawnego, w tym wynikającego z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1223/2009 z dnia 30 listopada 2009 r., w tym art. 10, 21 oraz ustawy z dnia 4 października 2018 roku o produktach kosmetycznych, w tym art. 11;
    
    W przypadku danych osobowych dotyczących zdrowia podstawą przetwarzania w niektórych sytuacjach może też być zgoda osób, których dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. a RODO w zw. z przepisami Rozporządzenia nr 1223/2009 z dnia 30 listopada 2009 r. i ustawy z dnia 4 października 2018 roku o produktach kosmetycznych).
    
    b. ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń - w zakresie danych dotyczących zdrowia na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; w przypadku pozostałych danych zwykłych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, którym jest możliwość dochodzenia roszczeń lub obrona przed roszczeniami.
    
    Twoje dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania oraz wynikający z obowiązujących przepisów dotyczących przechowywania zgłoszeń działań niepożądanych produktów kosmetycznych tj. rok od zakończenia weryfikacji zgłoszenia działania niepożądanego. W przypadku realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, w tym umożliwienia obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń, do czasu przedawnienia roszczeń.
     

12. w celu prowadzenia konkursów lub akcji promocyjnych - jeżeli zdecydujesz się wziąć w udział w konkursie lub akcji promocyjnej to wówczas podane przez Ciebie dane (w tym imię, nazwisko, adres korespondencyjny - o ile zostanie podany, numer telefonu, adres e-mail lub inne dane które nam podasz w związku z naszą akcją promocyjną lub konkursem) możemy przetwarzać w szczególności w następujących celach:
    a. związanych z uczestnictwem w konkursie na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim jest w szczególności zapewnienie możliwości wzięcia udziału w konkursie, wypełnienie obowiązków wynikających ze złożonego przyrzeczenia takich jak m.in. ocena zadania konkursowego, wyłonienie zwycięzców, zapewnienie kontaktu z uczestnikami, w tym zwycięzcami czy przekazanie nagród, obrony praw i dochodzenia ewentualnych roszczeń, a ponadto Twoje dane możemy przetwarzać na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit a RODO), którą jako uczestnik wyraziłeś dokonując zgłoszenia udziału w konkursie, w szczególności w celu opublikowania wyników konkursu;
    b. związanych z uczestnictwem w danej akcji promocyjnej na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim jest w szczególności zapewnienie Tobie możliwości wzięcia udziału w danej akcji promocyjnej, wypełnienie obowiązków organizatora związanych z prowadzeniem danej akcji promocyjnej (np. przekazanie kodów lub bonów rabatowych lub innych benefitów promocyjnych), zapewnienie kontaktu z uczestnikami, a także w celu obrony praw i dochodzenia ewentualnych roszczeń; a ponadto Twoje dane mogą być przetwarzane na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit a RODO), którą jako uczestnik danej akcji promocyjnej wyraziłeś biorąc udział w danej akcji promocyjnej;
    c. rozpatrywania ewentualnych reklamacji i skarg dotyczących konkursu lub danej akcji promocyjnej – wówczas dane są przetwarzane przez Administratora z uwagi na konieczność wypełnienia obowiązku prawnego (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO) przez czas niezbędny do realizacji procedury reklamacji. Po zakończeniu powyższych działań Administrator może przetwarzać podane dane osobowe w celu archiwizacji dokumentacji i wykazania przebiegu procedury reklamacji w przyszłości na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
    d. realizacji obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w tym prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
    
    Dane osobowe związane z konkursami lub akcjami promocyjnymi będą przechowywane do czasu upłynięcia terminu przedawnienia roszczeń oraz biorąc pod uwagę okres przedawnienia zobowiązań podatkowych oraz okres wymagany przepisami ustawy o rachunkowości lub zgodnie z innymi obowiązującymi przepisami prawa. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do wzięcia udziału w konkursie lub danej akcji promocyjnej. W przypadku, gdy przetwarzamy dane osobowe na podstawie zgody, masz prawo cofnąć zgodę w każdym momencie, pozostanie to jednak bez wpływu na przetwarzanie danych osobowych, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
    
    Więcej informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych może się znaleźć w odpowiednich regulaminach danego konkursu lub akcji promocyjnej.
     

13. W celu prowadzenia programu lojalnościowego - jeżeli zdecydujesz się do programu lojalnościowego, to wówczas podane przez Ciebie dane (w tym imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail lub inne dane które nam podasz w związku z naszą akcją promocyjną lub konkursem) możemy przetwarzać w szczególności w następujących celach:
    a. związanych z udziałem w programie lojalnościowym na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim jest w szczególności zapewnienie możliwości wzięcia udziału w programie, zapewnienie kontaktu z uczestnikami, obrona praw i dochodzenie ewentualnych roszczeń, a ponadto Twoje dane możemy przetwarzać na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit a RODO), którą jako uczestnik wyraziłeś dokonując zgłoszenia udziału w programie lojalnościowym;
    b. rozpatrywania ewentualnych reklamacji i skarg dotyczących programu lojalnościowego – wówczas dane są przetwarzane przez Administratora z uwagi na konieczność wypełnienia obowiązku prawnego (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO) przez czas niezbędny do realizacji procedury reklamacji. Po zakończeniu powyższych działań Administrator może przetwarzać podane dane osobowe w celu archiwizacji dokumentacji i wykazania przebiegu procedury reklamacji w przyszłości na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
    c. realizacji obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w tym prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
    
    Dane osobowe związane z udziałem w programie lojalnościowym będą przechowywane do czasu upłynięcia terminu przedawnienia roszczeń oraz biorąc pod uwagę okres przedawnienia zobowiązań podatkowych oraz okres wymagany przepisami ustawy o rachunkowości lub zgodnie z innymi obowiązującymi przepisami prawa. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do uczestnictwa w programie lojalnościowym. W przypadku, gdy przetwarzamy dane osobowe na podstawie zgody, masz prawo cofnąć zgodę w każdym momencie, pozostanie to jednak bez wpływu na przetwarzanie danych osobowych, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
    
    Więcej informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych może się znaleźć w odpowiednim regulaminie programu lojalnościowego.
     

14. Ponadto w pozostałych (innych niż powyższe) przypadkach, o których Cię na bieżąco informujemy – Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie: 
    - dobrowolnie wyrażonych zgód (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); 
    - obowiązujących przepisów prawa – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia przez nas obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); 
    - niezbędności do innych niż wymienione powyżej celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas lub przez stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).